قابلیت‌ها
از ثبتِ درخواستِ مهمانسرا تا گزارشِ نهایی، در یک سامانهٔ امورِ رفاهی
سرای سازمانی فهرستی از امکاناتِ پراکنده نیست؛ همان کاری است که در سازمان‌ها «امور رفاهی»، «رفاهیات» یا «رفاه و مهمانسرا» خوانده می‌شود، این بار در یک سامانه. هر بخش برای این ساخته شده که وقتی نتیجهٔ دوره اعلام شد، برای هر پرسشی پاسخی وجود داشته باشد که بتوان نشانش داد — نه فقط گفتش.
- چرخهٔ کامل: فراخوان، درخواست، امتیاز، اولویت، قرعه، تخصیص، گزارش
- ردِ هر تصمیم در سیاههٔ رویدادها باقی می‌ماند
- خروجیِ همهٔ مراحل قابلِ استخراج و ارائه به بازرسی است
چرخهٔ دوره
یک دورهٔ کامل، از فراخوان تا صورت‌جلسه
همهٔ قابلیت‌های این صفحه روی همین خط می‌نشینند. گامِ قرعه جایی است که تصمیم گرفته می‌شود و بقیهٔ گام‌ها برای این‌اند که آن یک گام قابلِ دفاع بماند.
گام ۱: فراخوان
دفترِ رفاه دوره را با تاریخِ باز و بستهٔ مشخص اعلام می‌کند و شرایطِ شرکت از همان ابتدا علنی است.
گام ۲: درخواست
کارمند شرایطِ خودش را می‌بیند، مقصد و بازهٔ تاریخِ دلخواهش را به ترتیبِ اولویت انتخاب می‌کند و ثبت می‌کند.
گام ۳: امتیاز
آیین‌نامهٔ مصوبِ خودِ سازمان اجرا می‌شود و هر کارمند ریزِ محاسبهٔ امتیازِ خودش را سطر به سطر می‌بیند.
گام ۴: اولویت و سهمیه
مهلتِ رسمیِ اعتراض تمام می‌شود، سهمیه‌ها و اولویت‌های قطعی اعمال می‌شوند و فهرست قفل و اثرانگشتش منتشر می‌شود.
گام ۵: قرعه
قلبِ دوره: باقیِ ظرفیت میانِ کسانی که پس از اعمالِ قواعد هم‌رتبه شده‌اند، با قرعهٔ قابلِ راستی‌آزمایی تقسیم می‌شود.
گام ۶: تخصیص و صدور
برنده به واحد و تاریخِ مشخص وصل می‌شود و معرفی‌نامه با شمارهٔ پیگیریِ یکتا صادر می‌شود.
گام ۷: گزارش
صورت‌جلسهٔ دوره، گزارشِ بهره‌برداری و سیاههٔ رویدادها آمادهٔ ارائه به مدیریت و بازرسی است.
ستونِ فقرات
۴ بخشی که کارشان اثباتِ بی‌طرفی است
این‌ها انتخابی نیستند و پشتِ هیچ پلنی قفل نمی‌شوند. بقیهٔ سامانه یا ورودیِ آن‌ها را می‌سازد یا خروجی‌شان را به سندی تبدیل می‌کند که بتوان روی میزِ بازرسی گذاشت.
قرعه‌کشیِ قابلِ راستی‌آزمایی
فهرست و بذر پیش از قرعه قفل و منتشر می‌شوند. پس از اعلامِ نتیجه، هر کارمند می‌تواند همان قرعه را در مرورگرِ خودش دوباره اجرا کند و ببیند مو‌به‌مو همان درمی‌آید.
پروندهٔ راستی‌آزمایی
خروجیِ هر دوره یک فایلِ متنیِ ساده است شاملِ فهرستِ قفل‌شده، اثرانگشتش، پاکتِ دربسته با زمانِ ثبت، سهمِ شاهدان و فهرستِ نهایی. برای خواندنش هیچ ابزارِ اختصاصی لازم نیست.
نقشِ ناظر و شاهدانِ دوره
نمایندهٔ کارکنان، بازرسی و حراست هرکدام سهمِ خودشان را در بذرِ قرعه دارند و دسترسیِ فقط‌خواندنی به همهٔ مراحل. هیچ طرفی به‌تنهایی نمی‌تواند نتیجه را هدایت کند.
ثبتِ آشکارِ تغییرِ دستی
اختیارِ مدیر گرفته نمی‌شود. تغییرِ دستی ممکن است — اما با نامِ اعمال‌کننده، زمان و دلیل در همان سندِ رسمی ثبت و دیده می‌شود. ما اختیار را حذف نمی‌کنیم؛ نامرئی‌بودنش را حذف می‌کنیم.
قلبِ سامانه: قرعه‌ای که دوباره اجرا می‌شود
قرعه با بذری اجرا می‌شود که پیش از اجرا در پاکتِ دربسته قفل شده و شاهدانِ دوره در ساختنش سهم دارند. خروجی فقط فهرستِ برندگان نیست؛ پرونده‌ای است که هر کارمند می‌تواند با آن، همان قرعه را در مرورگرِ خودش از نو اجرا کند.
- اجرای قطعی: ورودیِ یکسان همیشه خروجیِ یکسان می‌دهد
- فهرستِ ذخیره در همان اجرا و با همان بذر تعیین می‌شود
- پروندهٔ راستی‌آزمایی یک فایلِ متنیِ ساده است و ابزارِ اختصاصی نمی‌خواهد
- اجرای دوباره در مرورگرِ خودِ کارمند، بدونِ حسابِ کاربری و بدونِ اجازهٔ ما
زیرِ ستونِ فقرات
۶ بخشِ دیگر که همه زیرِ همان قاعده کار می‌کنند
هیچ‌کدام از این‌ها قابلیتی مستقل نیستند که کنارِ قرعه بایستند؛ هرکدام یا ورودیِ قابلِ دفاعِ قرعه را می‌سازند یا خروجی‌اش را به سند تبدیل می‌کنند. به همین دلیل هم اینجا با شرحِ کامل آمده‌اند، نه به‌صورتِ فهرستِ تیک‌دارِ کوتاه.
ثبت و گردشِ درخواست
فراخوانِ دوره، ثبتِ درخواستِ کارکنان، مهلتِ رسمیِ اعتراض به امتیاز و شرایط، و بستنِ فهرست در زمانِ اعلام‌شده.
- فراخوانِ زمان‌دار که در پایانِ مهلت خودکار بسته می‌شود
- بررسیِ خودکارِ شرایط، با نمایشِ دلیلِ واجدِ شرایط نبودن پیشِ خودِ کارمند — نه پس از ردشدن
- ثبتِ چند اولویتِ مقصد و بازهٔ تاریخ، به‌جای یک انتخابِ خشک
- ویرایش و انصراف تا پیش از بسته‌شدنِ فراخوان
- کارتابلِ شخصی: وضعیتِ درخواست بدونِ نیاز به تماس با دفترِ رفاه
امتیازدهی و اولویت‌بندی
سابقه، ایثارگری، تعدادِ عائله و سوابقِ استفادهٔ دوره‌های گذشته با وزن‌های قابلِ تنظیم. وزن‌ها هم پیش از اجرا منتشر و تعهد می‌شوند، پس امتیازدهی هم قابلِ بازبینی است.
- تعریفِ معیارها و وزنشان بر اساسِ آیین‌نامهٔ مصوبِ سازمان؛ آیین‌نامهٔ آماده تحمیل نمی‌کنیم
- نمایشِ ریزِ امتیاز به خودِ کارمند، سطر به سطر — عددِ بی‌توضیح نداریم
- مهلتِ رسمیِ اعتراض به امتیاز، پیش از بستنِ فهرست
- اثرِ مستقیمِ سابقهٔ استفادهٔ دوره‌های گذشته، برای کاهشِ تکرارِ برندگان
- نسخه‌بندیِ آیین‌نامه: معلوم است هر دوره با کدام نسخه اجرا شده است
سهمیه و تخصیصِ ظرفیت
سهمیه‌های مصوب پیش از قرعه اعلام و بخشی از فهرستِ قفل‌شده می‌شوند. گزارشِ دوره «سهمِ قطعی» را از «سهمِ قرعه» جدا نشان می‌دهد.
- سهمیه‌بندی بر اساسِ واحد، شهر، ردهٔ شغلی یا هر تقسیمِ مصوبِ دیگر
- اولویت‌های قطعیِ مصوب، جدا و پیش از بخشی که به قرعه می‌رود
- تعریفِ مجموعه‌ها و واحدها: مهمانسرا، ویلا، اردوگاه، هتلِ طرفِ قرارداد
- بازه‌بندیِ تقویمی و بستنِ بازه برای تعمیر یا مهمانِ سازمانی
- جلوگیریِ ساختاری از تخصیصِ هم‌زمانِ یک واحد به دو نفر
- تغییرِ سهمیه پس از دیدنِ نتیجه ممکن نیست؛ فهرست قفل شده است
فهرستِ ذخیره و جایگزینی
ترتیبِ جایگزین‌ها در همان اجرای اول و با همان بذر ساخته می‌شود. انصرافِ یک برنده قرعهٔ تازه لازم ندارد و جایگزینی خودش هم قابلِ راستی‌آزمایی است.
- تخصیصِ برنده به واحد و تاریخ، بر اساسِ اولویت‌های اعلام‌شدهٔ خودش
- صدورِ معرفی‌نامه یا حواله با شمارهٔ پیگیریِ یکتا
- استعلامِ اعتبارِ معرفی‌نامه توسطِ مسئولِ مهمانسرا
- ثبتِ انصراف با دلیل و زمان، و جایگزینیِ خودکار از فهرستِ ذخیره
- ثبتِ اقامتِ واقعی، تا گزارشِ بهره‌برداری با واقعیت بخواند
گزارش و صورت‌جلسه
صورت‌جلسهٔ رسمیِ هر دوره به‌همراه گزارش‌های تحلیلی — همان سندی که باید در جلسهٔ بازرسی روی میز بگذارید.
- گزارشِ دوره: تعدادِ درخواست، تعدادِ برنده، نرخِ انصراف و اشغالِ واقعی
- توزیعِ بهره‌مندی بر حسبِ واحد، شهر، ردهٔ شغلی و سابقهٔ خدمت
- فهرستِ کسانی که چند دورهٔ متوالی بهره‌مند نشده‌اند
- سیاههٔ رویدادها برای بازرسی: چه کسی، چه زمانی، چه چیزی را تغییر داد
- خروجیِ Excel و PDF برای پیوستِ صورت‌جلسه
ورود با حسابِ سازمانی
اتصال به LDAP یا Active Directory و هم‌گام‌سازیِ اطلاعاتِ پرسنلی. اگر سامانهٔ فعلی درگاهِ برنامه‌نویسی نداشته باشد، هم‌گام‌سازی با فایلِ استانداردِ زمان‌بندی‌شده انجام می‌شود.
- ورود با حسابِ سازمانی (LDAP یا Active Directory)
- هم‌گام‌سازیِ اطلاعاتِ پرسنلی از طریقِ درگاهِ برنامه‌نویسی، در صورتِ وجود
- اگر سامانهٔ فعلی درگاه ندارد: هم‌گام‌سازیِ زمان‌بندی‌شده با فایلِ استاندارد
- اطلاع‌رسانی با پیامک و ایمیل، از طریقِ درگاهِ خودِ سازمان یا سرویسِ معرفی‌شده
هنوز اعلام‌نشده: فهرستِ دقیقِ اتصال‌های آماده هنوز اعلام نشده است. دامنهٔ یکپارچگی پس از یک بررسیِ فنیِ کوتاه تعیین و در متنِ قرارداد نوشته می‌شود تا بعداً محلِ اختلاف نباشد.
نقش‌ها و دسترسی
بازرسی باید همه‌چیز را ببیند و هیچ‌چیز را تغییر ندهد
دسترسی بر اساسِ نقش تعریف می‌شود و نقشِ «ناظر» عمداً فقط‌خواندنی است. هر تغییرِ مؤثر هم با نامِ کاربر و زمانِ آن ثبت می‌شود و پاک‌شدنی نیست.
- کارمند
- فقط دادهٔ خودش و نتایجِ عمومیِ دوره
- کارشناسِ رفاه
- اجرای عملیاتِ دوره
- مدیرِ رفاه
- تأییدِ آیین‌نامه، بستنِ فهرست و اجرای قرعه
- ناظرِ بازرسی و حراست
- دسترسیِ فقط‌خواندنی به همه‌چیز، بدونِ امکانِ تغییر
- مدیرِ سامانه
- کاربران و تنظیماتِ فنی، بدونِ دخالت در نتیجهٔ قرعه
تغییرِ دستی هم ممنوع نیست — اختیارِ مدیر گرفته نمی‌شود. اما هر تغییرِ دستی با نامِ اعمال‌کننده، زمان و دلیل در همان سندِ رسمی دیده می‌شود؛ ما اختیار را حذف نمی‌کنیم، نامرئی‌بودنش را حذف می‌کنیم.
قابلیت‌ها را روی دادهٔ خودتان ببینید
فهرستِ امکانات کمتر از یک نمایشِ نیم‌ساعته حرف می‌زند. ساختارِ امتیازِ سازمانِ خودتان را بیاورید تا همان را در سامانه بچینیم.